Tugas Akhir D3 Manajemen Informatika Bab 1

BAB I

PENDAHULUAN

A.           Latar Belakang

Teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang sedang berkembang dengan pesat pada saat ini. Dengan kemajuan teknologi informasi, pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung dengan cepat, efisien, dan akurat.

Perkembangan dalam bidang komputer pada saat ini telah membuka peluang seluasnya kepada para pakar dan para pengambil keputusan, baik yang bergerak di bidang ekonomi, pemerintahan, keilmuan dan sebagainya untuk menyelesaikan semua permasalahannya dengan menggunakan komputer. Sebelum datang era komputerisasi ini, kebanyakan unit kerja menyelesaikan pekerjaannya secara manual. Saat ini unit kerja dapat menggunakan komputer dalam mengerjakan berbagai tugasnya dengan cepat dan tepat. Hal ini dikarenakan di dalam komputer tersebut dapat diinstalasi bermacam-macam aplikasi yang dapat digunakan, sehingga unit kerja mendapatkan kemudahan dalam menyelesaikan pekerjaannnya.

Berbagai aplikasi komputer saat ini bermunculan, mulai dari aplikasi yang mempermudah dalam perhitungan hingga aplikasi yang menyediakan sarana pengolahan data. Aplikasi-aplikasi ini memiliki tujuan yang sama yaitu ingin mempermudah pekerjaan unit kerja.

Dalam era komputerisasi jika masih menggunakan sarana kertas sebagai media pengolahan dan penyimpanan data serta sebagai penyebaran informasi dirasakan kurang efektif dan tidak efisien, karena sifat kertas tersebut adalah statis. Apalagi penyimpanan data penting yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau instansi perlu ditangani secara komputerisasi, agar pekerjaan unit kerja lebih efektif dan efisien.

Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo adalah salah satu instansi yang masih menggunakan cara manual untuk pengolahan dan penyimpanan data siswa yang mengikuti bimbingan belajar tersebut. Hal itu dirasakan kurang efektif dan tidak efisien, karena jika terjadi perubahan data maka harus membuat ulang data secara keseluruhan, sehingga memberikan ketidakefektifan di bidang sarana dalam pengolahan datanya. Dampak dari masalah tersebut yaitu keterlambatan dalam memberikan laporan kepada pemimpin. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka pihak Lembaga Bimbingan Belajar membutuhkan suatu bentuk aplikasi komputer yang dapat membantu dalam mengerjakan pekerjaan unit kerja yaitu mengolah dan menyimpan data serta membuat laporan, khususnya tentang data siswa yang mengikuti bimbingan belajar. Agar bisa diperoleh data yang memuaskan.

Berdasarkan uraian di atas maka penulis dalam proposal tugas akhir ini mengambil judul :

“SISTEM INFORMASI PENDATAAN SISWA PADA PUSAT BIMBINGAN BELAJAR SD DAN SMP “ZERO SEVEN COURSE” SIDOHARJO”.

B.            Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas. Permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut :

1.        Bagaimana gambaran sistem informasi yang sedang berjalan pada Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo?

2.        Kendala-Kendala apa saja yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan?

3.        Bagaimana gambaran sistem baru yang diusulkan ?

4.        Kendala apa yang dihadapi pada sistem baru yang diusulkan ?

5.        Bagaimana kelayakan sistem baru yang diusulkan ?

C.           Batasan Masalah

Dengan melihat permasalahan-permasalahan yang ada dan telah membuaat perumusan masalah, maka penulis membatasi permasalahan yang ada yaitu :

1.        Data Siswa

2.        Data Mata Pelajaran

3.        Data Tutor

4.        Data Jadwal

5.        Cetak Laporan

D.           Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.        Tujuan

Tujuan kerja praktek yang dilakukan adalah untuk mengetahui gambaran Sistem Informasi yang sedang berjalan pada Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo, Kendala yang dihadapi, Gambaran sistem baru yang diusulkan, kendala yang dihadapi pada sistem baru yang diusulkan dan kelayakan sistem baru yang diusulkan.

2.        Manfaat

a.         Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis terutama dalam pembuatan aplikasi yang informatif dan efisien serta penulis dapat menerapkan pengetahuan teoritis yang telah diperoleh selama di bangku kuliah pada kondisi yang sebenarnya.

b.        Bagi POLITEKNIK UNGGULAN YAPENAS Sragen

Diharapkan dapat menjadi bahan referensi baru bagi perpusatakaan Yapenas Sragen serta untuk menambah perkembangan teknologi khususnya pada pembuatan aplikasi.

c.         Bagi Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo

Sistem yang diusulkan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dalam pengolahan data siswa.

E.            Metodologi Penelitian

Dalam metodologi penelitian ini penulis menggunakan beberapa metode yaitu :

1.             Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian yang digunakan adalah Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo yang beralamatkan di Jetak Gayam Rt.01/03, Sidoharjo, Sragen, Barat Masjid Jetak Gayam 57281, Hp.08562573742.

2.             Jenis Data

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.

a.         Data Primer

Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber penelitian, dengan cara wawancara langsung dengan angket atau kuesioner dan observasi dalam hal ini penulis memperoleh data dari Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo.

b.    Data Sekunder.

Yaitu data yang didapat dari dokumentasi pada Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo dan data lain yang bersumber dari referensi studi kepustakaan, jurnal dan artikel.

3.             Metode Pengumpulan Data

Dalam penyusunan penelitian ini penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data yaitu :

a.    Wawancara

Wawancara merupakan metode pengumpulan data yang diperlukan dengan menanyakan secara langsung kepada karyawan/guru pada Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo.

b.    Observasi

Observasi merupakan metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung terhadap suatu permasalahan atau gejala-gejala subyek yang diteliti.

c.    Studi Pustaka

Yaitu cara memperoleh data dengan mempelajari buku-buku, dokumen dan peraturan-peraturan tertulis maupun Surat Keputusan yang ada kaitannya dengan obyek peneliti.

4.             Metode Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat, yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu system informasi (Jogiyanto HM : 2005).

Dalam hal ini penulis menggunakan metode yang berorientasi terhadap suatu data (Data Oriented Metodologis). Metode ini lebih menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses.

Metodologi ini dapat dikelompokkan menjadi dua kelas, yaitu :

a.             Data Flow Oriented Methodologis

Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari system kedalam modul-modul berdasarkan dari type elemen data dan tingkah laku logika modul tersebut didalam system. Dengan metodologi ini, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan dihubungkan antar fungsinya didalam modul-modul di system.

b.            Data Structure Oriented Methodologis

Metodologi ini menekankan structure dari input dan output di sistem. Struktur ini kemudian akan digunakan dasar dari sistemnya. Dimana hubungan fungsi antar modul atau element-element system kemudian dijelaskan dari struktur sistemnya.

Tahapan yang akan digunakan oleh penyusun untuk mengembangkan suatu sistem yang ada pada instansi tersebut adalah model waterfall dengan urutan kegiatan sebagai berikut :

1)        Kebijakan dan Perencanaan Sistem

a)      Kebijakan Sistem

Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk dapat membuat perencanaan sistem. Kebijakan untuk mengembangkan sistem dilakukan oleh manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki.

b)      Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan system. Perencanaan sistem menyangkut estimasi dan kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.

2)        Analisa Sistem

Tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. Analisis penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

3)        Desain Sistem

Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Adapun alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar, diagram atau grafik.

Alat-alat untuk pengembangan sistem yang berbentuk gambar atau grafik diantaranya adalah sebagai berikut :

a)         HIPO diagram, meliputi :

(1)      Bagan Alir Sistem, dimana merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.

(2)      Bagan Alir Dokumen, dimana merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

(3)      Bagan Alir Skematik, merupakan bagan dimana menggambarkan prosedur didalam sistem.

(4)      Bagan Alir Program, dimana merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program.

(5)      Bagan Alir Proses, bagan alir yang digunakan untuk mengganbarkan proses dalam suatu prosedur.

b)          Data Flow Diagram

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dimana DFD ini alat yang cukup popular sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan tersruktur dan jelas.

c)          Structure Chart

Bagan terstruktur menggunakan sistem berjenjang (hirarki), dimana digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul.

d)          SADT Diagram

SADT atau Structured Analysis and Design Technique merupakan metodologi pengembangan system terstruktur yang dikembangkan oleh D.T Ross selama tahun 1969 sampai dengan tahun 1973 yang kemudian didukung dan dikembangkan lebih lanjut oleh Sof Tech Corporation sejak tahun 1974 (Jogiyanto HM : 2005, Lampiran A, Hal 809)

4)        Seleksi Sistem

Tahap ini merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak sistem informasi. Desain belum dapat diimplementasikan sebelum diseleksi terlebih dahulu. Karena untuk menghindari kesalahan-kesalahan.

5)        Implementasi Sistem

Tahap ini merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Langkah-langkah yang ada pada tahap ini adalah menerapkan rencana implementasi, melakukan kegiatan implementasi, dan tindak lanjut implementasi.

6)        Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem dilakukan untuk memberikan antar komponen sistem yang diimplementasikan.

7)        Penulisan Laporan dan Dokumen

Setelah semua data terkumpul kemudian menuliskan kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem dan membuat suatu laporan sebagai hasil akhir dari praktek kerja lapangan.

F.            Sistematika Penulisan

Adapun sistematika tugas akhir adalah sebagai berikut :

BAB 1            PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab pendahuluan, yang didalamnya akan membahas latar belakang permasalahan, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II           LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi tentang landasan teori permasalahan yang digunakan sebagai acuan penyelesaian analisa dan pembahasan pada bab IV.

BAB III          TINJAUAN UMUM

Pada bab ini membahas tentang gambaran umum dari Pusat Bimbingan Belajar SD dan SMP “ZERO SEVEN COURSE” Sidoharjo, visi dan misi serta struktur organisasinya.

BAB IV          ANALISA  DAN PEMBAHASAN MASALAH

Pada bab ini membahas tentang hasil analisa sistem penyebaran informasi, perancangan sistem, penerapan sistem, dan penggunaan hasil penelitian.

BAB V           PENUTUP

Bab ini merupakan penutup, yang berisi kesimpulan serta saran-saran dari penulis.