TA D3 Manajemen Informatika Bab 2

BAB II

LANDASAN TEORI

A.           Sistem Informasi Manajemen

1.        Sistem

Menurut Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo (1979) yang dikutip oleh Drs. Moekijat (1986) sistem adalah sebagai berikut :

Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri atas obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsure-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan tertentu.

Dalam Kamus Administrasi Perkantoran yang dikutip oleh The Liang Gie (1979) adalah :

Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi.

Sistem berdasarkan The Encyclopedia of Management adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling tergantung dan prosedur-prosedur yang berhubungan, yang melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi.

Jadi, sistem adalah suatu komponen-komponen jaringan kerja yang saling berkaitan, berhubungan, dan bergantung satu sama lain yang melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi.

2.        Informasi

Menurut Gordon B. Davis yang dikutip oleh Moekijat (1986) adalah sebagai berikut :

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

Informasi menurut George R. Terry (1962) yang dikutip oleh Moekijat (1986) adalah sebagai berikut :

Informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.

Jadi, informasi adalah data penting yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang memberikan pengetahuan yang berguna.

Kualitas informasi yang baik (Jogiyanto HM,1995:8) adalah :

a.         Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan serta harus menjamin kemungkinan banyak terjadi gangguan atau noise yang dapat mengubah informasi tersebut.

b.         Tepat Waktu

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Jika penambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal terhadap organisasi.

c.         Relevan

Informasi tersebut sangat mempunyai manfaat bagi yang memerlukan. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang atau bagian yang satu dengan yang lainnya adalah berbeda.

3.        Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leicth dan Roscoe Davis (1983) yang dikutip oleh Jogiyanto HM (1995) sebagai berikut :

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

4.        Manajemen

Manajemen dapat dipandang baik sebagai proses maupun sebagai orang dikatakan bahwa manajemen adalah :

a.         Proses penggunaan sumber daya efektif untuk mencapai sasaran.

b.         Pejabat pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya instansi atau organisasi.

5.        Sistem Informasi Manajemen

Menurut George M. Scoot (1986) yang dikutip oleh Jogiyanto HM (1995) adalah :

Sistem informasi manajemen adalah kumpulan dan sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen dalam kegiatan perencanaan pengendalian.

B.            Sistem Pengolahan Data

Waktu merupakan salah satu faktor yang paling penting dalam pengolahan data, maka harus digunakan alat-alat untuk mempercepat jalannya pengolahan data tersebut, yang tentunya memerlukan suatu prosedur pengolahan, serta para staf yang mampu melaksanakan seluruh tahapan pengolahan data, mulai dari perekaman data, pengumpulan data, pemasukan data, perhitungan-perhitungan sampai pada pembuatan laporan/informasi yang diinginkan, sehingga bisa menghasilakan data yang informative. Semakin sedikit waktu yang digunakan dalam pengolahan data maka akan semakin efisien, baik dalam hal waktu, biaya maupun tenaga.

1.        Data

Data menurut buku Drs. S. Pamuji, M.P.A. yang berjudul Teori Sistem dan Penerapannya dalam Management adalah sebagai berikut :

Data adalah fakta-fakta yang dipergunakan sebagai suatu dasar untuk penghitungan dan pengolahan meliputi serangkaian tindakan-tindakan atau operasi-operasi yang secara pasti mengarah pada suatu akhir.

Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, symbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Data diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih mempunyai arti. Sehingga sifat data berubah menjadi lebih berguna dan untuk analisis dan pengambilan suatu keputusan.

2.        Pengolahan Data

Pengolahan data adalah segala macam pengolahan terhadap data untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan, sehingga dapat segera diperbaiki, dengan selalu mempertimbangkan waktu yang diperlukan dalam pengolahan.

3.        Sistem Pengolahan Data

Sistem pengolahan data adalah suatu satu kesatuan pengolahan data yang saling berhubungan dan bekerja sama yang terdiri dari peralatan, tenaga pelaksanaan, prosedur data dan pengolahan data. Sistem pengolahan data yang digunakan komputer tersebut meliputi tahap-tahap, yaitu sebagai berikut :

a.         Organizing Recording (Perekaman)

Data yang diperoleh dari luar yang bisa berupa suatu formulir yang kemudian dimasukkan ke dalam sistem komputer.

b.         Classifing (Klasifikasi)

Mengadakan klasifikasi terhadap data yang dimasukkan kedalam komputer yang akan diolah dan dikelompokkan menurut karakteristik data tersebut.

c.         Sorting (Pengaturan)

Proses dimana data-data tersebut diatur menurut urutan baik menurut abjad ataupun huruf.

d.        Calculating (Perhitungan)

Proses manipulasi data uang menggunakan perhitungan.

e.         Summarizing (Penyusunan Laporan)

Data-data yang telah diolah kemudian disusun kembali menjadi sebuah laporan, laporan tersebut berupa rekapitulasi sesuai dengan keinginan pemakai/pencari informasi.

f.          Storing (Penyimpanan)

Setelah dibuat laporan maka laporan tersebut kemudian disimpan dalam suatu file dan apabila diperlukan dapat dibuka kembali.

g.         Retreiving (Pencarian)

Data yang sudah disimpan kedalam file dapat dicari dengan mudah dengan cara pemakaian program tertentu.

h.         Reproducing (Penggandaan)

Data yang dimiliki harus digandakan untuk di arsip, penggandaan dapat dilakukan dengan cara memfotokopi data tersebut.

i.           Communicating (Pembagian)

Data yang sudah digandakan biasanya dibagikan kepada pihak yang berkompeten untuk dijadikan acuan pengolahan data atau yang lainnya (Longkutoy. JJ:2000 : 17).

C.           Sistem Komputerisasi

Komputer merupakan suatu alat bantu yang mampu untuk melaksanakan tugas-tugas pengolahan data.

1.        Komputer

Komputer berasal dari kata to compute yang artinya hitung. Tetapi apabila istilah komputer ini diartikan ke dalam bahasa Indonesia secara apa adanya maka seolah-olah kata komputer ini adalah hitung (Lonkutoy. JJ:1990:24).

Definisi lain menyatakan bahwa komputer adalah suatu peralatan (mesin) yang melaksanakan pekerjaan, dikendalikan serta dikontrol oleh instruksi atau program yang dimasukkan ke dalam memory storage unitnya.

2.        Komputerisasi

Komputerisasi adalah suatu kegiatan mengolah data yang menggunakan alat bantu komputer.

3.        Sistem Komputerisasi

Sistem komputerisasi yaitu suatu kesatuan pengolahan data yang terdiri dari komputer, data, program, prosedur dan tenaga pelaksana (D. Suryadi H.S,1993:312).

D.           Aspek-aspek Dasar Sistem Komputerisasi

Aspek-aspek sistem komputer adalah fasilitas yang secara principal harus ada apabila suatu usaha sudah melangkah lebih maju dengan menggunakan perakitan sebagai alat bantu dalam pengolahan data atau pengolahan informasi (D. Suryadi H.S,1993:124).

1.        Aspek Teknis

a.          Perangkat Keras (Hardware)

Hardware adalah seperangkat alat-alat elektronika yang berupa mesin-mesin atau komponen-komponen yang secara lahiriah ada dan bisa dilihat (D. Suryadi H.S,1993:125).

b.         Perangkat Lunak (Software)

Software adalah komponen dalam data processing system yang berupa program-program dan teknik-teknik lain untuk mengontrol sistem (D. Suryadi H.S,1993:384).

c.          Brainware

Brainware adalah manusianya yang akan menangani proyek tersebut. Brainware digolongkan kepada jabatan-jabatan inti sebagai berikut :

1)        Sistem analisis yaitu orang yang akan membangun fasilitas sistem desain.

2)        Programer yaitu mereka yang akan menyusun instruksi bagi komputer.

3)        Operator yaitu mereka yang akan menangani secara langsung pengolahan datanya.

4)        Data Entry Operator yaitu mereka yang akan melakukan pengurusan terhadap data yang diolah dari pengumpulan data, perekaman data hingga kepada pemeriksaan dan pengiriman informasi yang dihasilkan oleh komputer.

2.        Aspek Non Teknis

a.          Dukungan Manajemen

Pada hakekatnya merupakan sistem pengolahan data yang menggunakan alat bantu komputer dalam satu instansi, untuk membantu mendapatkan informasi bagi kepentingan manajemen dalam rangka pengambilan keputusan. Apabila hal ini tidak didasari oleh manajemen bararti tidak adanya dorongan atau support dari pemimpin, maka tujuan pengadaan peralatan komputer dalam suatu instansi yang bersangkutan akan sia-sia.

b.         Dukungan Disiplin

Adapun sistem komputerisasi dilaksanakan dalm organisasi perusahaan atau instansi adalah untuk membantu pengolahan informasi bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Apabila hal ini tidak didasari oleh manajemen, bararti tidak ada atau kekurangan support dari para pemimpin, berarti pengadaan peralatan komputer akan sia-sia.

E.            Sistem Pemrograman

1.        Program

Program adalah susunan instruksi yang logis untuk komputer, yang ditulis/disusun dalam bahasa yang dikenal oleh komputer (Longkutoy. JJ,1990:70).

2.        Pemrogram

Pemrogram adalah orang atau tim yang bertugas membuat program aplikasi (Linda Marlinda,2004:3).

3.        Pemrograman

Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode program yang akan dieksekusi oleh komputer (Jogiyanto. HM,1995:582).

4.        Sistem Pemrograman

Sistem pemrograman adalah pembuatan program untuk keperluan sistem internal komputernya sendiri (Eko Nugroho,1992:7).

F.            Analisa Sistem

Dalam menerapkan sistem informasi terlebih dahulu perlu dilakukan analisis sistem, hal ini dimaksudkan agar sistem benar-benar berguna dalam suatu kerangka organisasi tertentu. Analisis sistem merupakan suatu upaya untuk mencari secara spesifik hal-hal yang dibutuhkan dalam suatu sistem baik oleh pemakai sistem maupun ruang lingkup pekerjaan sistem. Dalam melakukan analisis sistem seorang analis sistem harus melakukan penelitian secara umum sebelum melakukan analisis secara terperinci.

Analisis sistem (sistem analysis) adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM,1999:129).

Analisis sistem mempunyai empat tahapan yaitu :

1.        Analisi Pendahuluan

2.        Penyusunan pelaksanaan analisis sistem

3.        Pelaksanaan analisis sistem

4.        Penyusunan laporan hasil analisis system

G.           Sistem Database

Menurut Linda Marlinda (2004:8) Basis Data adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/ perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Istilah-istilah yang dipergunakan didalam Sistem Basis Data           ( Linda marlinda, 2004:11) yaitu :

1.        Enterprise yaitu suatu bentuk Organisasi

2.        Entitas yaitu suatu obyek yang dapat dibedakan dengan objek lainnya yang dapat diwujudkan di dalam basis data.

3.        Atribute/file yaitu karakteristik entitas tertentu.

4.        Data value yaitu merupakan data actual atau informasi yang disimpan di tiap  data elemen atau attribute.

5.        Record/Tupple yaitu kumpulan isi elemen data (atribute) yang saling berhubungan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.

6.        File yaitu kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen dan atribute yang sama, namun berbeda–beda data valuenya.

7.        Kunci elemen data yaitu sebagai tanda pengenal yang secara unik mengidentifikasikan entitas dari suatu kumpulan entitas.

8.        Database Management Sistem (DEMS), kemudian file yang berkaitan bersama dengan program untuk pengelolaannya.

H.           Desain Sistem

Ada banyak pengertian mencapai desain sistem, diantaranya oleh Jogiyanto H.M (1999:197) memberikan arti desain sistem sebagai berikut :

1.        Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

2.        Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.

3.        Persiapan rancang bangun implementasi.

4.        Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

5.        Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras yaitu sistem.

I.              Kamus Data

Kamus data atau disebut juga dengan istilah system daya dictionary adalah katalog, fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem (Jogiyanto H.M,2005:725).

Kamus data pertama berbasis dokumen. Kamus data itu tersimpan dalam bentuk hardcopy dengan mencatat semua penjelasan data dalam bentuk tercetak. Walau sejumlah kamus berbasis dokumen masih ada, praktek yang umum sekarang adalah menggunakan kamus data berbasis komputer. Pada kamus data berbasis komputer penjelasan data dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan data description language (DDL) dari sistem manajemen database, sistem kamus, atau peralatan CASE.

J.             Bagan Alir Sistem (BAS) / Systems Flowchart

Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan saecara keselurukan dari sistem (Jogiyanto H.M,1995:796).

Dalam penggambaran dan adanya Bagan Alir Sistem menggunakan simbol-simbol sebagai berikut :

Tabel 2.1 simbol-simbol Bagan Alir Sistem (BAS)

Simbol	Keterangan
	Storage / hardisk atau mewakili sebuah  file
	Proses yang terjadi dalam proses komputer
	Menggambarkan arus data, proses data dan pembacaan data
	Pembacaan Data
	Perekaman Data

Sumber : Analisis dan Desain, Jogiyanto HM, 1995

K.           Diagram Arus Data (DAD)/ Data Flow  of  Diagram (DFD)

Diagram Arus Data adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem dan merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangkan sistem yang terstruktur (Jogianto.HM,1995:78). Di bawah ini simbol-simbol yang digunakan dalam penggambaran dan penyusunan Diagram Arus Data :

Tabel 2.2. Simbol-simbol Diagram Arus Data (DAD)

Simbol	Keterangan
	- Proses penggunaan komputer
	-  Proses manual
	- Simbol Kesatuan luar - Menunjukkan orang/kelompok oran /department/organisasi dimluar sistem/sistem lain yang memberi/ menerima data/informasi
	- Simbol Penyimpanan - Menunjukkan sebagai simpanan data

Sumber : Analisis dan Desain, Jogiyanto HM, 1995

L.            Bagan Alir Dokumen  (BAD) / Flow of Document (FOD)

Bagan Alir Dokumen merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya (Jogianto.H.M,1995:80).

Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam penggambaran dan penyusunan  Bagan Alir Dokumen :

Tabel 2.3. Simbol-simbol Flow of Document (FOD)

Simbol	Keterangan
	Menandakan dokumen, bisa dalam bentuk surat, formulir, buku/bendel/berkas atau catatan
	Multi dokumen
	Proses manual
	Proses yang dilakukan oleh komputer
	Konektor dalam satu halaman
	Konektor dalam berbeda halaman
	Untuk menggambarkan data perarsipan
	Gambaran aliran data

Sumber : Analisis dan Desain, Jogiyanto HM, 1995

M.          Pemrograman Delphi

Borland Delphi merupakan program aplikasi database berbasis windows. Delphi merupakan perangkat lunak yang dikembangkan oleh Borland. Kelebihan delphi antara lain mempunyai kemampuan untuk menggunakan bahasa SQL yang merupakan bahasa Query yang handal, delphi juga dipakai di internet. Delphi menggunakan bahasa object pascal sebagai bahasa dasar (Abdul Kadir:2001:1).

Secara umum kemampuan delphi adalah menyediakan komponen-komponen dan bahasa pemrograman yang handal sehingga memungkinkan untuk membuat program aplikasi sesuai dengan keinginan, dengan tampilan dan kemampuan yang canggih.

M.Agus.J.Alam (2005) menjelaskan bahwa delphi mempunyai beberapa komponen  yaitu :

1.            Project yaitu sekumpulan form, unit dan beberapa hal lain dalam program aplikasi.

2.            Form yaitu suatu object yang dipakai sebagai tempat bekerja program aplikasi.

3.            Unit yaitu modul kode program.

4.            Program, program dibangun dari satu unit atau lebih untuk mengelola project.

5.            Property yaitu yang digunakan untuk mendefinisikan atribut atau setting suatu object.

6.            Event yaitu suatu kejadian atau peristiwa yang diterima oleh suatu object.

7.            Method yaitu procedure atau perintah yang melekat suatu object.

Tipe data yang bisa dibaca oleh Delphi ada bermacam-macam, seperti halnya dalam pascal diantaranya  :

1.             Tipe Integer

Tipe data integer digunakan untuk menyatakan bilangan yang tidak mempunyai angka desimal. Batas nilai : -32768 . . 32767 = 1 byte.

2.             Tipe Real

Tipe data real merupakan tipe data yang digunakan untuk bilangan yang mempunyai angka desimal.

3.             Tipe Boolean

Tipe data boolean dipakai untuk menyatakan data logika, yaitu True (benar) dan false (salah). Menggunakan operator : and, or dan not.

4.             Tipe Character

Tipe data character digunakan untuk menyatakan karakter satu huruf.

5.             Tipe String

Tipe data string sering dipakai untuk menyatakan sederet karakter yang membentuk satu kesatuan.

6.             Tipe Array

Array adalah variabel tunggal yang dapat dipakai untuk menyimpan sekumpulan data sejenis.

7.             Tipe Record

Tipe data record dipakai untuk menyimpan sekumpulan data yang mungkin berbeda tipe, tetapi saling berhubungan.

8.             Tipe Terenumerasi dan Sub Range

Tipe data terenumerasi dan sub range dipakai untuk menyatakan data berurutan yang bertipe sama.

9.             Tipe Ordinal

Tipe ordinal terdiri atas tipe integer, character, boolean, terenumerasi dan sub range. Tipe ordinal bersifat terurut.

N.           Pendataan Siswa

1.      Pendataan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah :

Pendataan adalah proses, cara, perbuatan mendata, pengumpulan data, pencarian data (nomina).

2.      Siswa

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah :

Siswa adalah murid (terutama pd tingkat sekolah dasar dan menengah); pelajar: -- SMU.

3.      Pendataan Siswa

Pendataan siswa menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah proses atau cara pengumpulan dan pencarian data pelajar.